Klubbens organisering

Årsmøtet

Årsmøtet legger grunnlaget for styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Det er kun medlemmer av klubben som har stemmerett på årsmøtet. Dersom du ikke er medlem ta kontakt med klubben via klubbens hjemmeside. Protokollen fra årsmøtet legges på idrettslagets internettside.

Link til protokollen for årsmøtet: ( Link må på plass )

Klubbens organisasjonskart

Organisasjonskart

Styrets sammensetning og rollebeskrivelser

Styret velges av årsmøte, og har møte ca 1 g/mnd.

Faste saker på møtene:

  • Protokoll fra forrige møte
  • Økonomi
  • Rapport fra utvalgene
  • Planlegge nærmeste fremtid
  • Nye saker

Leder

  • Fastsette agenda for styremøter og lede møtene
  • Overordnet ansvar for utarbeidelse/videreutvikling av strategi og planer i klubben
  • Oppfølging av alle styremedlemmer og deres oppgaver
  • Overordnet ansvar Kvalitetsklubb
  • Overordnet ansvar for kontakt med fotballkrets, NFF, idrettskrets og NIF
  • Overgangsansvarlig (Se detaljerte oppgaver under Overgangsansvarlig)
  • Klubbens pressekontakt
  • Overordnet ansvar for daglig drift, herunder oppfølging av administrative rutiner
  • Overordnet ansvar for klubbens økonomi
  • Overordnet ansvar for markeds- og sponsorarbeid

Nestleder + Styremedlem administrasjon

  • Stedfortreder for leder
  • Ansvarlig politiattestordningen
  • Spond ansvarlig – klubbverktøy for medlems og treningsavgifter og informasjon til medlemmer
  • Kvalitetsklubbansvarlig
  • Prosjektbaserte oppgaver (tidsbegrensede, varierer fra år til år)
  • Ellers definerte oppgaver etter avtale, på samme måte som et ordinært styremedlem

Styremedlem – Økonomi

  • Lede og koordinere økonomiarbeidet – og lede et evt økonomiutvalg
  • Koordinere budsjettarbeidet, gjennomføre i tråd med styre- og årsmøtevedtak
  • Rapportere på styremøter, foreslå tiltak hvis det er vesentlige avvik fra budsjettet
  • Følge opp regnskapsfører
  • Ansvar for ajourførte medlemslister, utfaktureringer og utbetalinger
  • Økonomiutvalget skal sikre klubben stabile inntektskilder
  • Følge opp sponsoransvarlig.

Styremedlem – Sportslig leder barne- og ungdomsfotball / Sportslig leder senior

  • Lede sportslig utvalg og være styrets kontaktpunkt mot utvalget
  • Utvikling og implementering sportsplanen og andre retningslinjer for sportslig aktivitet – og at disse blir fulgt
  • Rekruttere trenere og personer i andre sentrale (og sportslige) verv i samråd med styret og trenerkoordinator
  • Utvikling av sportslig kompetanse i klubben
  • Representere klubben i sportslig sammenheng ift krets og forbund.

Styremedlem – Marked

  • Ansvar for klubben totale markedsplan
  • Sponsorarbeid
  • Ansvar for «Mer enn Fotball» prosjektet
  • Fotballmagasin
  • Klubbtøy og supporterutstyr
  • Profilering stadion og sportshytte
  • Nye inntektskilder

Styremedlem – Media

  • Overordnet ansvar for klubbens mediaplan
  • Redaktør for klubbens informasjonskanaler
  • Leder av klubbens media utvalg
  • Utvikling av hjemmeside og sosiale medier
  • Ansvar for spørreundersøkelser
  • Kommunisere med klubbens medlemmer via Spond

Styremedlem – Arrangement

  • Ansvar for gjennomføring av klubbens seniorkamper
  • Ansvar for cuper, fotballskole, ferdighetsmerke m.m.
  • Overordnet ansvar for kiosk
  • Ansvar for Krafttak mot Kreft og Kreftkampen
  • Kick-off
  • Klubbarrangement som Partner Cup, Middag sponsorer etc.

Styremedlem

  • Definerte oppgaver og prosjekter etter avtale

Varamedlem

  • Trer inn i styret dersom eksisterende styremedlem må tre ut av styret

Daglig leder

Daglig leder er ansatt av styret.

Lønn og arbeidstid nedfelles i ansettelseskontrakt.

Daglig leder er ansvarlig for den daglige operasjonelle driften av klubben, inklusive utforming og oppfølging av administrative rutiner.

Aktuelle oppgaver for Daglig Leder kan være:

  • Utføre administrative oppgaver delegert av styret.
  • Lede og utføre inntektsbringende tiltak.
  • Markedsføre og bygge merkevaren SK Gjøvik-Lyn.
  • Klubbutvikling.

Daglig leder har egen stillingsinsbeskrivelse, som i tråd med klubbens utvikling vil endres i samarbeid med styret.

Komiteer og utvalg

Valgkomite

Valgkomiteen oppnevnes av Årsmøte, og rapporterer til årsmøtet. Valgkomiteens ansvar er å innstille til Årsmøtet navn på kandidater til klubbverv som skal velges på årsmøtet ihht klubbens vedtekter. De er en uavhengig og selvstendig komite. Ved riktig arbeid er dette klubbens viktigste komite for å sikre at riktige personer velges til å styre klubben. Det anbefales å ha dialog med styret under prosessen.

Det er viktig at valgkomiteens medlemmer setter seg inn i Vedtekter for SK Gjøvik-Lyn (basert på lovnorm for idrettslag). Det er viktig at valgkomiteen starter arbeidet i god tid før årsmøte. Alle kandidater skal være forespurt og sagt JA.

Komiteens innstilling skal foreligge med andre saksdokumenter 1 uke før, ref. Vedtekter for SK Gjøvik-Lyn §13.

Litt om hva Vedtektene for SK Gjøvik-Lyn sier om årsmøte, og valg ihht. Lovnorm for idrettslag og NIFs lov:

For å stille til valg må personen være fylt 15 år og ha vært medlem av idrettslaget i minst èn måned og ha betalt medlemskontingent. Ref.§6.

En arbeidstaker i idrettslaget er ikke valgbar til verv i laget. Ref § 7. Gjelder ansatte som har dette som hovedgeskjeft. For eksempel trenere eller andre som mottar honorar og kun jobber timer kan velges inn i styret.

Det skal velges personer fra begge kjønn. Sammensetningen av styret skal være forholdsmessig i forhold til kjønnsfordelingen i medlemsmassen, dog slik at ved valg/oppnevning av mer enn tre personer, skal det oppnevnes minst to personer fra hvert kjønn. Ref. § 5.

For andre begrensninger, se loven.

Ny valgkomite

  • Ny valgkomite skal foreslås av styret (ikke valgkomiteen selv)

Sponsorutvalg

Utvalget etableres og ledes av sponsoransvarlig i styret. Utvalget har som hovedoppgave å se på mulige tiltak/aktiviteter som kan øke tilførsel av midler til klubben, og bidra til å gjennomføre de.

Dugnadsutvalg

Dugnadsutvalget ledes av klubbens dugnadsansvarlig. Utvalget organiserer klubbens dugnader, eks Dopapirdugnad, Krafttak for Kreft .m.fl.

Sportslig utvalg

Klubben har et Sportslig utvalg senior, og et Sportslig utvalg for barne- og ungdomsfotball. Utvalgene har møte minimum 6 g/år, og skal ha minimum 2 møter sammen.

Leder av sportslig utvalg barne- og ungdomsfotball er klubbens barneidrettsansvarlig,
https://www.idrettsforbundet.no/Nyhet/alle-idrettslag-ma-oppnevne-en-barneidrettsansvarlig/

De sportslige utvalgene har følgende oppgaver:

  • Fremme forslag til retningslinjer for det sportslige arbeidet i klubben for styret
  • Oppfølging og støtte til trenere gjennom trenerkoordinator
  • Oppfølging og støtte til dommere gjennom dommerkoordinator
  • Ansvar for koordinering av hospitering ihht sportplanen
  • Ansvarlig for fotballskoler, FFO og akademi.

Arrangementsutvalg

Arrangementsansvarlig: Hanna Håker
Kiosk/Kafe: Annette Lund. E-mail: annette_lund25@hotmail.com

Komiteen etableres og ledes av arrangementsansvarlig i styret. Utvalget har møter jevnlig gjennom hele året.

Komiteens arbeidsoppgaver er:

  • Avvikling av seriekamper for seniorlagene
  • Kick off/Kick down
  • Kioskdrift i sesongen, inkl Partnercup, og andre klubbarangementer
  • Turneringsansvarlig

Administrasjonsutvalget

Administrasjonsutvalget ledes av oppnevnt styremedlem, og har ansvar for:

  • Medlemssystemet
  • Medlems- og treningsavgifter
  • Materiell og utstyr til lagene
  • Kamp- og dommeroppsett
  • Fiks

Fotballstyrets sammensetning og oppgaver

Styrets viktigste funksjon er å legge til rette for best mulige rammer rundt aktiviteten på alle plan. Arbeidsfordelingen i klubben og styret bestemmes av lokale forhold og rammebetingelser. Man må forsøke å trekke det beste ut av hver enkelt i et samlet teamarbeid. Dette betinger at styret går til en ny arbeidsperiode med åpenhet om sterke og mindre sterke sider – slik at oppgavene kan fordeles på en optimal måte.

Styrets viktigste oppgaver

  • Lede klubbens mål – og strategiarbeid og foreta en kontinuerlig strategisk oppfølging av rammene
  • Ha økonomisk kontroll og lede bedriften
  • Sørge for riktig organisering og styresammensetning – og effektive underutvalg
  • Følge idrettens lover og reresentere klubben utad
  • Legge til rette for at man kan rekruttere flest mulig, beholde dem over tid, samt utvikle gode fotballspillere

Beskrivelse av øvrige roller/funksjoner

Trenerkordinator

Nærmeste overordnede: Sportslig leder barne- og ungdomsfotball.

Ansvar: Ansvar for opplæring og oppfølging av trenere og det fotballfaglige innen barne- og ungdomsfotballen.

Oppgaver:

  • Ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben
  • Planlegge og gjennomføre trenerforum vår og høst – og ansvarlig for å utarbeide en struktur for organisering av trenerforum.
  • Følge opp trenere faglig og i praktiske spørsmål – være en trener for trenerne!
  • Kartlegge kompetanse og bidra til at trenere har nødvendig utdanning.
  • Bistå i rekruttering av ny trenere.
  • Organisere fellestreninger for ulike alderstrinn.
  • Utarbeide treningsplan for keepere/organisere keepertrening.
  • Oppsøke treningene til de ulike lagene, og bistå lagene dersom ønskelig.

Trenerkoordinator skal fremvise gyldig politiattest hvert 3. år til klubbens ansvarlig for politiattest. Se klubbens nettside for veiledning og skjema som sendes politiet.

Oppstartsansvarlig

Nærmeste overordnede: Sportslig leder barne- og ungdomsfotball.

Ansvar: Ansvarlig for oppstart av nye årskull innen skolekretsene Sentrum og Nordbyen.

Oppgaver:

  • Reserver cafeen til oppstartsmøte, og avklar at styreleder eller nestleder kan delta
  • Send ut/del ut invitasjon om oppstartsmøte til alle barnehagene i Sentrum og Nordbyen før påske
  • Oppstartsmøte avholdes senest første uken i mai. Sørge for at informasjon om oppstartsmøte legges ut på klubbens hjemmeside
  • Følg opp hver enkelt barnehage, slik at vi sikrer at foresatte har fått informasjon
  • Heng invitasjonen opp på aktuelle oppslagstavler, eks Rema 1000, Coop og Kiwi
  • Gjennomføre Oppstartsmøte, ihht PP-presentasjon for oppstartsmøter som fås av Nestleder
  • Få oversikt over hvem som deltar på oppstartsmøte, jfr skjema fremmøtte oppstartsmøte
  • Bistå med å organisere støtteapparat for årskullet, herunder rekruttering av trenere, lagledere, foreldrekontakter under oppstartsmøte
  • Bistå med å organisere treningstider. Delta på de første treningene, og avtale at trenerkoordinator og/eller andre også kan komme
  • Sikre at oppslag om treningstilbud for 6 – åringer henges opp på Gjøvik og Fredheim barneskole ved skolestart, og på klubbens hjemmeside og FB-side
  • Være kontaktperson for støtteapparatet første året.

Oppstartsansvarlig plikter å fremvise gyldig politiattest hvert 3. år til klubbens ansvarlige for politiattestordningen.

Dommerkordinator

Nærmeste overordnede: Leder av administrasjonsutvalget

Ansvar: Ansvarlig for å rekruttere og beholde dommere, samt dommeroppsett for yngres lag. Ha oversikt over klubb- og kretsdommere. Fordele klubbdommere til kamper i yngres i seriespill. Bistå med nødvendig utstyr til klubbens dommere, i samråd med styret. Medvirke til best mulig treningsmuligheter for klubbens dommere. Være dommernes kontaktledd mot styret. Være klubbens kontaktperson til fotballkretsen i dommersaker.

Oppgaver:

Medvirke til rekruttering og oppfølging av klubbens dommere bl.a ved å:

  • Tilby internt klubbdommerkurs hver vår
  • Motivere klubbdommere til å melde seg på dommerkurs.

Bistå med å heve dommernes status og skape et dommermiljø i klubben, bl.a ved å:

  • Arrangere dommermøte 2 pr/år.

Medvirke til at nye regler og fortolkninger blir gitt dommere, trenere og lagledere.

Dommerkoordinator plikter å vise gyldig politiattest hvert 3. år til klubbens ansvarlig for politiattester.

Fiks-ansvarlig

Nærmeste overordnede: Leder av administrasjonsutvalget.

Ansvar: Ansvarlig for at klubbens FIKS-oppgaver er ivaretatt.

Oppgaver:

Sikre at klubbens ledelse kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver. Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige tilganger. Behovet kan variere, men klubben skal ha følgende tilganger til:

  • To personer med rettighet som «Klubbadministrator.» Disse tildeles av IØFK
  • Alle lagledere (kontaktpersoner) som skal registrere elektroniske kamprapporter
    med rettighet som «Klubbruker.» Disse tildeles av FIKS-ansvarlig
  • Registrere alle roller som er påkrevd ihht Kvalitetsklubb nivå 1.

Brukeropplæring – påse at de som har FIKS-tilgang har kompetanse til å utføre oppgavene. Ajourholde FIKS-tilganger ved oppstart av ny sesong.

FIKS-ansvarlig plikter å vise gyldig politiattest hvert 3. år til klubbens ansvarlig for politiattester.

Spond utvalg

Leder av utvalg: Morgan Brenden
Mail post@gjoviklyn.no

Spond brukes av alle lag i SK Gjøvik-Lyn og vil sørge for at vi kan kommunisere på en god måte i hele klubben.

Vi kan kommunisere på følgende måter:

INTERNT I LAGENE

  • Oversikt over treningstid, kamper, cuper m.m.
  • Oversikt over deltagere og forfall
  • Kontaktinfo trenere, støtteapparat og foreldrekontakt
  • Kun relevant info mot ulike roller i laget
  • Beskjeder internt i laget om dugnad, endringer, møter etc
  • Innkreving av påmelding cuper eller egenandeler lagkonto.

FRA KLUBBEN

  • Helhetlig måte å kommunisere med medlemmer, grupper eller lag.
  • Informasjon eller innkallelse til bestemte roller som foreldrekontakt, trenere etc
  • Se hvem som har fått info og hvem som deltar på ulike møter/arrangement
  • Alltid riktig kontaktinfo på alle roller i klubben
  • Innkreving av medlems- og treningsavgifter og oversikt hva som er utestående.
  • Synkronisert mot NIF

https://www.gjoviklyn.no/spond/

Retningslinjer for bruk av media

Sosiale medier er en felles betegnelse for alle digitale plattformer som nettsider, apper, forum og portaler, hvor det er mulig å publisere noe.

Hvem: Alle som har noe med vår organisasjon å gjøre, plikter å kjenne til disse retningslinjene. Dette gjelder også foresatte til barn i vår organisasjon.

Når: Disse retningslinjene gjelder ved alle våre arrangement og samlinger. Sosiale medier lever hele tiden. Retningslinjene gjelder derfor for alle våre medlemmer hele døgnet, hele året.

Retningslinjer:

  1. Bilder

    I henhold til Norsk lov, er det ikke lov å publisere bilder av andre uten samtykke. Hver og en som skal publisere noe, må hente samtykke til dette selv. Vi må hente samtykke og du må hente samtykke selv om du skal publisere noe. Barn opp til 15 år har medbestemmelsesrett på om noe skal publiseres, men foreldrene bestemmer. Fra og med 15 år, bestemmer barnet selv. Husk også at det er ulovlig å publisere andres bilder uten samtykke fra den som eier / har tatt bilde.

  2. Identifisering

    Identifisering kan gjøres på flere måter. F.eks. ved å «tagge» en person på Facebook, nevne en persons brukernavn på Instagram, eller publisere bilde av noens ansikt og/eller eiendeler. Tenk nøye gjennom hva du har tenkt å publisere, før du identifiserer noen i sosiale medier.

  3. Kritikk/negativitet

    Det passer seg svært sjelden å kritisere andre i sosiale medier. Du vil ikke stå utenfor CC og rope noe negativt om andre personer. Ikke gjør det på sosiale medier heller.

  4. Nytte

    Har det noen verdi for andre det du har tenkt å publisere? Er det underholdende og gøy? Hvis ja og du ellers følger disse reglene, kan du publisere. Hvis det er gøy bare for noen og trist for noen andre, la være. Er det ikke interessant for noen, dropp å publisere det.

  5. Tenk deg om

    Kan du stå inne for det du skriver om det hadde blitt publisert på klubbens nettsider? I lokalavisa? På riksdekkende TV? Hvis svaret er nei på et eller flere av disse spørsmålene, bør du la være å publisere. Tenk deg også alltid om en ekstra gang før du publiseres. Kan noen bli lei seg? Kan det mistolkes det du har skrevet? Kan det være at vedkommende ønsker å publisere dette selv før du gjør det?

  6. Alle ser alt

    Selv om din profil er satt til kun vises til vennene dine, kan det spre seg til andre allikevel. Bildene dine på f.eks. Snapchat blir ikke ordentlig slettet og andre kan eventuelt ta bilde av lynmeldingen du har sendt med en annen telefon. Uansett hva du publiserer – husk på at det må tåle dagens lys for alle!

  7. Foresatte og besteforelder

    Foresatte/besteforeldre bør være ekstra varsomme med hva de publiserer. Det som blir publisert og i utgangspunktet ikke burde være noe problem, kan plutselig bli ubehagelig fordi

    det er en mor eller far som har publisert det. Mor og far bør huske godt på at selv om de bare publiserer til sine venner, er det veldig ofte at det kommer til barna allikevel via en eller annen bekjent.

    Mange skoler og idrettslag har barn som av en eller annen grunn lever på skjult adresse. Tenk deg derfor alltid godt om før du publiserer noe som kan identifisere andre.

  8. Ha det gøy

    Sosiale medier skal være sosialt og gøy. Benytt kanalene til det. Spre nyttig informasjon og glede!

Andre nyttige / viktige roller i klubben

Sportslig Leder: Espen Haug

Spillerutvikler: Chris Coates

Kvalitetsklubbansvarlig

Nærmeste overordnede: Leder av administrasjonsutvalget.

Ansvar: Være klubbens kvalitetssikrer og sørge for at fremdrift i kvalitetsarbeidet gjennomføres, samt være kontaktperson mot krets.

Oppgaver:

  • Sørge for at kvalitetsklubbsystemet setter standard og rammer for alle roller i klubben, samt planer og verdiarbeidet
  • Være en pådriver og tydeliggjøre, bevisstgjøre og konkretisere hva NFF legger i god kvalitet i klubbens planverk og praksis
  • Synliggjøre internt i klubben at systemet gir anerkjennelse til klubben om det arbeides bevisst med verdi- og utviklingsarbeidet.

Kvalitetsklubbansvarlig plikter å vise gyldig politiattest hvert 3. år til klubbens ansvarlig for politiattester.

Fair Play ansvarlig

Nærmeste overordnede: Leder av administrasjonsutvalget.

Ansvar: Koordinere Fair Play tiltak i klubben og være klubbens Fair Play ambassadør.

Oppgaver:

  • Ha god kjennskap til og utøve rollen i samsvar med NFF Fair Play program, https://www.fotball.no/fotballens-verdier/fair-play/fair-play2/
  • Være kontaktperson for lagene i Fair Play saker
  • Følge opp dersom det oppstår episoder med brudd på Fair Play holdninger direkte med involverte og eventuelt med styret hvis nødvendig
  • Være bindeledd mellom klubb og styre i Fair Play saker
  • Være klubbens kontaktperson mot krets/forbund i Fair Play saker, og delta på aktuell møtevirksomhet
  • Sikre at Fair-Play er tema på møter med trenere/lagledere/foreldre og ungdoms- og seniorspillere, og sikre at rutiner for hjemmekamp er kjent i klubben. (kan innlemmes i andre møtefora som lagledermøter, trenerforum, foreldremøter og spillermøter)
  • Påse at stadion har et Fair Play preg, at Fair Play informasjon og Foreldrevettregler henges opp på egnede plasser, eks ved kiosken og i Cafe, på garderobedører mm., evt stå for innkjøp av Fair Play effekter i samråd med styret, eks Fair Play Kapteinsbånd
  • Implemetere Fair Play kontrakter, https://www.fotball.no/globalassets/samfunnsansvar-og-verdier/fair-play/fp_holdningskontrakt.pdf
  • Sørge for at Fair Play er synlig på nettside og FB, samt publisere gode eksempler på Fair Play på klubbens hjemmeside og FB.

Fair Play ansvarlig skal fremvise gyldig politiattest hvert 3. år til klubbens ansvarlige for politiattester.

SK Gjøvik-Lyn
Right Menu Icon